Top Ausgabenverfolgungs-Software für Unternehmen
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Ein genaues Auge auf die Geschäftsausgaben zu haben, ist entscheidend für die finanzielle Gesundheit. Mit der richtigen Software zur Ausgabenverfolgung können Unternehmen Zeit sparen, Fehler reduzieren und das Cashflow-Management verbessern. Dieser Artikel stellt die wichtigsten Funktionen sowie fünf Top-bewertete Ausgabenmanagement-Tools vor, die Ihrem Unternehmen helfen, die Ausgabenverfolgung zu verbessern und zu automatisieren.
Was sind Ausgaben-Tracker?
Ausgaben-Tracker sind digitale Tools oder Plattformen, mit denen sich die Ausgaben eines Unternehmens überwachen, erfassen und kategorisieren lassen. Diese Anwendungen erleichtern die Verwaltung sowohl wiederkehrender als auch einmaliger Ausgaben, indem sie den Erfassungsprozess automatisieren.
Anstatt sich auf manuelle Eingaben und Papierbelege zu verlassen, können Unternehmen diese Tools nutzen, um Transaktionen in Echtzeit zu erfassen, Daten mit Buchhaltungssystemen zu synchronisieren und Berichte für Analysen zu erstellen. Viele Plattformen bieten mobilen Zugriff, sodass Mitarbeitende jederzeit Belege hochladen können. Dies vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften, die Budgetplanung und die Finanzprognosen für Unternehmen jeder Art und Grösse.
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Wichtige Funktionen von Ausgabenmanagement-Tools
Die besten Softwarelösungen zur Ausgabenverfolgung bieten ein umfassendes Funktionsspektrum, darunter:
- Automatisierungsfunktionen wie KI-Tools zur Automatisierung des Ausgabenmanagements
- Echtzeit-Kategorisierung, um Transaktionen sofort vordefinierten Kategorien zuzuordnen
- Integration für eine nahtlose Verbindung mit Buchhaltungssoftware und ERP-Systemen
- Mobile Apps, um Ausgaben zu erfassen und Belege unterwegs zu scannen
- Multiwährungsunterstützung zur Erfassung von Ausgaben in verschiedenen Währungen
- Reporting-Funktionen für detaillierte Berichte und Dashboards
- Sicherheitsstandards auf Bankniveau mit Verschlüsselung und Zugriffskontrollen
- Zusammenarbeitsfunktionen, damit Teams Ausgaben einreichen, genehmigen und kommentieren können
So verfolgen Sie Geschäftsausgaben: 4 einfache Schritte
Die Verfolgung von Geschäftsausgaben muss nicht kompliziert sein. Mit wenigen einfachen Schritten und den richtigen Ausgabenmanagement-Tools können Unternehmen finanzielle Transparenz und Compliance sicherstellen.
1. Organisieren und prüfen Sie Ihre Ausgabenkategorien
Beginnen Sie damit, die häufigsten Ausgabenbereiche in Ihrem Unternehmen zu identifizieren – von grossen Kategorien wie Lieferanten und Marketingausgaben bis hin zu kleineren Posten wie Reisen, Software-Abonnements, Mahlzeiten und Bürobedarf. Klare Kategorien erleichtern Budgetierung, Buchhaltung, Steuerberichterstattung und Analysen. Je nach Branche können auch individuelle Kategorien hinzugefügt werden.
2. Nutzen Sie einen Ausgaben-Tracker
Wählen Sie eine zuverlässige Softwarelösung, die auf die Grösse und die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Ausgaben-Tracker automatisieren die Datenerfassung, synchronisieren sich mit Ihren Konten und erstellen Berichte – das spart Zeit und reduziert manuelle Fehler.
3. Jede Ausgabe sofort erfassen
Gewöhnen Sie sich an, jede geschäftsbezogene Ausgabe sofort zu erfassen. Mobile Apps machen dies einfach, da Mitarbeitende Belege schnell hochladen können, um sicherzustellen, dass nichts vergessen oder falsch erfasst wird. Echtzeit-Tracking erhöht die Genauigkeit und vermeidet unangenehme Überraschungen am Monatsende.
4. Belege digitalisieren
Vermeiden Sie Papierstapel, indem Sie Belege mit Ihrem Mobilgerät scannen und hochladen. Dieser einfache Schritt hilft, Unterlagen geordnet zu halten und verhindert, dass etwas verloren geht. Anstatt die Finanzabteilung mit Papierbergen zu überlasten, können digitale Belege sicher im Ausgaben-Tracker gespeichert werden. Viele Tools kategorisieren diese Uploads automatisch, was Zeit spart und den Prüfprozess erheblich effizienter macht.
Top 5 Ausgabenmanagement-Tools
In den folgenden Abschnitten vergleichen wir die besten verfügbaren Softwarelösungen zur Ausgabenverfolgung für Unternehmen unterschiedlicher Grösse.
| amnis | QuickBooks | Zoho Expense | Rydoo | Sage Intacct | |
|---|---|---|---|---|---|
| Beschreibung | Optimiert globale Zahlungen, um Transaktionskosten zu senken und Zeit zu sparen. Ergänzt um erweiterte Tracking-Funktionen. | All-in-One-Buchhaltungstool mit integriertem Ausgaben-Tracker und Rechnungsstellung | Reise- und Ausgabenmanagement-Software mit Automatisierungsfunktionen | Reisefokussiertes Tool mit Mobile-First-Design | Erweitertes Finanzmanagement für grössere Unternehmen |
| Preise | Ab 19 €/Monat | Ab 19 €/Monat | Ab 0 $/Monat | Ab 8 €/Monat | Individuell |
| Beleg-Scanning | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Mobile App | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Steuerverfolgung | Ja | Ja | Ja | k. A. | Ja |
| Stundenbasierte Arbeitszeiterfassung | Nein | Ja | Ja | k. A. | Ja |
| Automatische Ausgabenkategorisierung | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Multiwährungs-Tracking | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Integrationen mit Buchhaltungstools | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Am besten geeignet für | Unternehmen mit internationalen Kundinnen und Kunden oder Lieferanten | Lokale KMU | Wachsende Unternehmen | Reiseorientierte Unternehmen | Wachsende Unternehmen in der Skalierungsphase |
amnis
amnis bietet mehr als nur Ausgabenverfolgung. Es ist Teil einer kompletten Finanzplattform für Unternehmen mit internationalen Kundinnen und Kunden oder Lieferanten. Integrierte Ausgaben-Tracker, mobiles Beleg-Scannen und Genehmigungen von unterwegs machen es einfach, Teamausgaben von überall aus zu verwalten.
Gleichzeitig sorgen Multiwährungskonten mit lokalen IBANs und niedrigen FX-Gebühren für reibungslose, kosteneffiziente Zahlungen über Grenzen hinweg. Echtzeit-Dashboards und Buchhaltungsintegrationen, zum Beispiel mit bexio, geben Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Finanzen. Entwickelt für international tätige Unternehmen, vereint amnis Zahlungen, Währungswechsel und Automatisierung in einer sicheren, digitalen Lösung.
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QuickBooks
QuickBooks ist eine führende Buchhaltungssoftware-Suite mit Funktionen für Rechnungsstellung, Lohnabrechnung und Reporting. Die Ausgabenmanagement-Tools sind in das umfassendere Ökosystem integriert. QuickBooks kategorisiert Ausgaben automatisch, verbindet sich mit Bankkonten und ermöglicht das schnelle Hochladen von Belegen. Nutzerinnen und Nutzer können steuerfertige Berichte erstellen, Ausgabenlimits festlegen und Fahrten über die mobile App verfolgen. Besonders für kleine Unternehmen ist QuickBooks als All-in-One-Finanzplattform von Vorteil.
Zoho Expense
Zoho Expense vereinfacht das Ausgabenmanagement für Unternehmen jeder Grösse. Wiederkehrende Aufgaben wie die Kategorisierung von Ausgaben und Genehmigungs-Workflows werden automatisiert, und es gibt Integrationen mit Zoho Books sowie anderen Buchhaltungsplattformen. Zudem unterstützt es den Abgleich von Firmenkarten. Zoho bietet detaillierte Reporting-Tools und rollenbasierte Zugriffsrechte, was es für grössere Teams mit mehreren Verantwortlichen geeignet macht. Die mobile App ermöglicht das schnelle Scannen von Belegen, Reisebuchungen und die Fahrtenbuchführung.
Rydoo
Rydoo ist auf Reise- und Mitarbeiterausgabenmanagement spezialisiert. Die mobile First-Oberfläche ermöglicht es Mitarbeitenden, Ausgaben in Echtzeit einzureichen, die von Managerinnen und Managern sofort genehmigt werden können. Rydoo lässt sich mit HR- und Finanztools verbinden. Besonders für Unternehmen mit häufigen Geschäftsreisen ist es nützlich, um Compliance zu gewährleisten und den manuellen Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Sage Intacct
Sage Intacct ist eine cloudbasierte Finanzmanagement-Suite, die sich an wachsende Unternehmen richtet. Das Ausgabenmanagement-Tool ist mit weiteren Finanzfunktionen wie Budgetierung, Forecasting und Beschaffung verknüpft. Mit Unterstützung für komplexe Genehmigungs-Workflows, Echtzeit-Reporting und soliden Audit-Trails bietet Sage Intacct eine skalierbare Lösung für Unternehmen, die eine robuste und sichere Umgebung benötigen.
Ausgabenmanagement mit amnis optimieren
Wenn Ihr Unternehmen grenzüberschreitend tätig ist und regelmäßig Zahlungen in mehreren Währungen abwickelt, bietet amnis einen klaren strategischen Vorteil. Die Plattform geht über die reine Ausgabenverfolgung hinaus, senkt teure Transaktionsgebühren und optimiert Finanzprozesse. Sie können Ausgaben in Echtzeit überwachen, Belege unterwegs kategorisieren und hochladen sowie sämtliche Unternehmensausgaben über ein zentrales, intuitives Dashboard steuern.
Sehen Sie selbst, wie es funktioniert:
Mit den Multiwährungs-Debitkarten von amnis kann Ihr Team weltweit mit 0 % FX-Gebühren bezahlen, individuelle Ausgabenlimits festlegen und volle Kontrolle sowie Transparenz geniessen. Auto-Accounting sorgt dafür, dass wiederkehrende Kartentransaktionen automatisch erfasst werden, während Rechnungen unterwegs hochgeladen, getaggt und kategorisiert werden können.
Mehrere Integrationen mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen, darunter bexio, H2H (SFTP), Sage, ABRA und SAP, gewährleisten reibungslose Datenflüsse. Über die amnis API lässt sich die Plattform zudem direkt mit Ihren eigenen Systemen verbinden.
Dank des Zugangs zu lokalen Zahlungssystemen können Sie für viele Transaktionen das teure SWIFT-Netzwerk umgehen. Mit dem 24/7-Self-Service-Zugang verwalten Sie alle Finanzvorgänge zentral und jederzeit.
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