Spesenmanagement bei Kreditkarten für Unternehmen – leicht gemacht

Bei der Wahl von Kreditkarten für Unternehmen gehören transparente und attraktive Zahlungsbedingungen vermutlich zu den wichtigsten Faktoren. Moderne Karten können aber noch viel mehr für Ihre Firma tun: Sie automatisieren und straffen Ihre Buchhaltungsprozesse und reduzieren gleichzeitig manuelle Fehlerquellen. Deshalb zeigen wir Ihnen, wie Sie von einem Spesenmanagement bei Kreditkarten für Unternehmen profitieren können.

Was ist Spesenmanagement bei Kreditkarten für Unternehmen?

Wenn Ihr Unternehmen virtuelle oder physische Karten an Abteilungen oder einzelne Mitarbeitende ausgibt, ist es wichtig, den Überblick über alle Ausgaben zu behalten. An dieser Stelle kommt das Spesenmanagement bei Kreditkarten für Unternehmen ins Spiel.

Eine leistungsstarke Ausgabenmanagement-Software für Firmenkreditkarten für Mitarbeiter ermöglicht es Ihrem Unternehmen und Ihrer Buchhaltung, die Spesenverwaltungs-Prozesse zu vereinfachen, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern. Sie können Ihre Buchhaltungsabläufe automatisieren, indem Sie beispielsweise Belege anhängen, Transaktionen mit Tags versehen und sie automatisch Kategorien wie Personalausgaben oder Lieferantenzahlungen zuordnen. Noch besser: Sie können die Daten der Kartentransaktionen in Ihre Buchhaltungssoftware importieren oder diesen Prozess durch eine praktische Integration automatisieren.

Darüber hinaus bieten Lösungen für die Verwaltung von Kreditkartentransaktionen einen Echtzeit-Überblick über alle Ausgaben und ermöglichen Ihrem Management und Ihrer Buchhaltung, jederzeit die Kontrolle über Transaktionen zu behalten.

Warum ist ein effizientes Spesenmanagement so wichtig?

Debitkarten für Unternehmen bieten viele Vorteile, z. B. mehr Flexibilität für Teams und eine klare Budgetverantwortung. Wenn es jedoch keine eindeutige Richtlinien und Struktur für die Kartenverwaltung gibt, können Debitkarten einen hohen Verwaltungsaufwand und beträchtliche Kosten verursachen.

Daher ist es wichtig, die Ausgaben effizient zu managen und ein sicheres System einzurichten, das übermässige Aufwendungen verhindert und die negativen Auswirkungen von Missbrauch oder Diebstahl begrenzt. Die Integration einer Strategie für das Spesenmanagement bei Kreditkarten für Unternehmen beinhaltet daher auch die Wahl der richtigen Sicherheitsfunktionalitäten.

Smarte Kartenfunktionen ermöglichen es Administratoren, die Höhe der Ausgaben zu begrenzen oder die Nutzung auf bestimmte Länder zu beschränken, während eine Ausgabenmanagement-Software für Firmenkreditkarten Ihnen dabei hilft, alle Ausgaben und Belege im Auge zu behalten. Sowohl physische als auch virtuelle Karten sind wichtig für ein klares Spesenmanagement, wobei die virtuelle Karte für Abonnements den Vorteil bietet, dass wiederkehrende Online-Ausgaben einfacher überprüft werden können.

Ohne ein klares Spesenmanagement bei Kreditkarten für Unternehmen müsste Ihre Buchhaltungsabteilung die Zahlungsbelege manuell einholen, erfassen und die Spesen einzeln ins System eintragen, was fehleranfällig ist – insbesondere, wenn Sie mehrere Debitkarten an Ihre Belegschaft ausgeben.

Was ist für ein effizientes Spesenmanagement bei Kreditkarten für Unternehmen erforderlich?

Ein effizientes Spesenmanagement bei Kreditkarten für Unternehmen automatisiert und verschlankt Ihre Buchhaltungsabläufe und erhöht gleichzeitig Sicherheits- und Kontrollfunktionen.

Sie können Ihre Abrechnungsprozesse nur dann verbessern, wenn Sie Daten aus Ihrer Ausgabenmanagement-Software in Ihr Buchhaltungssystem übertragen können, z. B. durch den Export von Dateien oder APIs. Stellen Sie zusätzlich sicher, dass Sie mit Ihrer Ausgabenmanagement-Software Belege hochladen und Ihre Spesen vorab kategorisieren können, um einen grossen Teil Ihrer Prozesse zu automatisieren.

Ausserdem sind smarte Kontrollfunktionen erforderlich, um die Risiken bei der Ausgabe von Debitkarten zu verringern. Das bedeutet, dass nur Administratoren volle Zugriffsrechte erhalten und für jede Karte Limits oder Verfallsdaten festgelegt werden können, um volle Kontrolle und Transparenz zu gewährleisten. Kartennutzer hingegen können ihre eigenen Transaktionen ansehen, Belege anhängen oder ihre Karte im Falle eines Betrugs sperren.

• Ausgabenmanagement-Software für Firmenkreditkarten mit umfangreichen Funktionalitäten
• Tools zur Vereinfachung der Buchhaltung und Berichterstattung
• Integrationsmöglichkeit von Buchhaltungssystemen
• Smart-Control-Funktionen (z.B. Ausgabenlimits oder Geoblocking)

amnis automatisiert Ihr Spesenmanagement bei Kreditkarten für Unternehmen

Die Multiwährungs-Firmen-Debitkarte von amnis ist bekannt für ihre transparenten und niedrigen Wechselkurse, denn sie ermöglicht es Ihnen, mehrere Währungen zu führen. Zudem sorgt die amnis Debitkarte dank effizienten Management-Funktionalitäten dafür, dass Finanzprozesse in Unternehmen automatisiert und beschleunigt werden.

Optimieren Sie das Spesenmanagement bei Kreditkarten für Ihr Unternehmen, indem Sie bestimmten Abteilungen oder Projekten physische oder virtuelle Mastercard Debitkarten zuweisen. Vereinfachen Sie beispielsweise Ihre Buchhaltungsprozesse, indem Sie eine eigene virtuelle Karte für alle Online-Marketing-Ausgaben erstellen. Machen Sie sich ausserdem mit allen weiteren Möglichkeiten vertraut, die die virtuellen Debitkarten von amnis Ihrem Unternehmen bieten.

Ihr Team kann neben dem Upload von Belegen auch Buchhaltungskategorien mit den entsprechenden Kontonummern generieren. Diese Funktion ermöglicht es, Kartenzahlungen bestimmten Ausgabenkategorien zuzuordnen, wodurch Ihre Buchhaltungsabteilung wertvolle Zeit spart und Fehler minimiert werden. Das Beste: Sie können Ihre Debitkarten-Daten mit CSV- (Excel), PDF- und XML-Dateien (camt.053) problemlos exportieren und in Ihr aktuelles Buchhaltungssystem importieren. In naher Zukunft wird die Möglichkeit, Buchhaltungssystemen mit amnis zu integrieren, die Arbeitsabläufe Ihrer Buchhaltung noch weiter vereinfachen.

Nicht zuletzt ermöglicht unsere „Magic Link“-Funktion Kartennutzern, wie z.B. Angestellten, Belege zu ihren Transaktionen hinzuzufügen, ohne sich bei amnis anzumelden. Nach jeder Transaktion wird eine E-Mail mit einem Link zum Beleg-Upload an die gewünschte E-Mail Adresse versendet. Auf einer eigenen Seite können Mitarbeiter in Folge ganz einfach Belege von jedem Gerät aus anhängen und weitere Details hinzufügen, was maximale Flexibilität gewährleistet.

Neben der Firmen-Debitkarte ermöglicht die Infrastruktur von amnis es Unternehmen, mit lokalen Konten in der Schweiz, den USA, Kanada, dem Vereinigten Königreich und Europa zu lokalen Konditionen zu bezahlen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Dies ist besonders relevant, wenn Ihr Unternehmen häufig internationale Zahlungen über das SWIFT-Netzwerk abwickelt.

Holen Sie sich Ihr kostenloses Whitepaper mit weiteren Produktivitätshacks

Laden Sie unser kostenloses Whitepaper herunter und erfahren Sie mehr über die aktuellen Entwicklungen im Spesenmanagement von Unternehmen. Wir beleuchten die häufigsten Fallstricke und zeigen, wie eine innovative Debitkartenlösung das Ausgabenmanagement grundlegend vereinfacht, die Effizienz von Teams steigert und die Transparenz sowie Spesenkontrolle verbessert. Zusätzlich erläutern wir Schritt für Schritt, wie Sie die amnis Multiwährungs-Debitkarten in die Arbeitsabläufe Ihres Teams integrieren können.