Firmenkreditkarten für Mitarbeiter: Vor- und Nachteile

Firmenkreditkarte für Mitarbeiter: Vor- und Nachteile
  • Debitkarte

Eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter gibt Ihrem Unternehmen mehr Flexibilität auf Geschäftsreisen oder bei Online-Einkäufen. Jede einzelne Kreditkarte lässt sich individuell anpassen, um Budget-Limits, Ablaufdatum und weitere Einschränkungen festzulegen – für 100% Sicherheit und Transparenz. Kartenzahlungen können auch automatisch nach Kostenstelle kategorisiert werden, um der Buchhaltung die Arbeit zu erleichtern. Ob sich eine Firmenkreditkarte für Ihr Unternehmen lohnt, wird im folgenden Beitrag ausführlich besprochen.

Was ist eine Kreditkarte für Unternehmen?

Eine Kreditkarte für Unternehmen beschreibt ein Zahlungsinstrument, das vom Arbeitgeber an die Mitarbeiter herausgegeben wird. Die Nutzung dieser Karten beschränkt sich auf geschäftliche Zwecke und wird dem Unternehmen angerechnet, sodass Mitarbeiter nicht in Vorleistung gehen müssen. Somit lassen sich persönliche von geschäftlichen Ausgaben klar voneinander trennen, da Mitarbeiter ihre dienstlichen Ausgaben einfach über die Karte abbuchen können.

Firmenkarten haben eine Vielzahl von Vorteilen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, inklusive Administratorenrechte, Ausgabenlimits für einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen sowie detaillierte Berichte. Somit kann eine Firmenkarte für Mitarbeiter Ihre Kosten reduzieren, die Spesenverwaltung erleichtern und gleichzeitig die Budgetplanung verbessern.

Wann ist eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter sinnvoll?

Kreditkarten für Firmen eignen sich branchenübergreifend und für Firmen jeder Grösse. Unternehmen mit Fuhrparks, beispielsweise Speditionen oder Taxiunternehmen, profitieren ebenso wie Dienstleister und NGOs, die auf virtuelle oder physische Kreditkarten angewiesen sind. Beispielsweise kann eine Firmenkarte für Mitarbeiter die traditionelle Tankkarte für Firmen ersetzen. Darüber hinaus eignet sich eine Kreditkarte für Unternehmen, die Online-Handel betreiben und eine Einkaufsabteilung beschäftigen.

Die Karten können an Abteilungen, Teams oder an einzelne Mitarbeiter ausgestellt werden, um Offline- und Online-Käufe auf der ganzen Welt zu tätigen. Selbstverständlich können Unternehmen die Ausgaben jeder Karte individuell limitieren. Mit Multi-Währungskarten lassen sich zudem die Transaktionskosten im Ausland deutlich reduzieren, da Wechselkursmargen komplett wegfallen oder zumindest minimiert werden können. Dementsprechend lohnt sich eine Firmenkarte für eine Vielzahl von Branchen und Unternehmen jeder Grösse, die ihre Mitarbeiterausgaben kontrollieren und optimieren möchten.

Vor- und Nachteile von Firmenkreditkarten

Eine Firmenkreditkarte gibt jedem Mitarbeiter mehr Flexibilität auf Geschäftsreisen oder bei Firmeneinkäufen, während das Unternehmen gleichzeitig mehr Kostenkontrolle und Transparenz erhält. Sie können Abteilungen, Teams und sogar jedem individuellen Mitarbeiter unabhängig von der Kreditwürdigkeit eine Karte ausstellen.

Unternehmen behalten alle Administratorenrechte und können individuelle Einstellungen vornehmen. Hierzu zählen unter anderem Budget-Limits, Länder- und Händlereinschränkungen, Ablaufdatum, Deaktivierung und viele weitere Funktionen. Darüber hinaus werden durch intuitive Reporting-und Filter-Optionen alle Ausgaben je nach Bedarf aufgelistet, was die Buchhaltung erleichtert.

Eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter kann sowohl physisch als auch virtuell verwendet werden. Die Sicherheitsvorkehrungen sind genauso hoch wie bei regulären Kreditkarten und werden durch die Administratorenrechte zusätzlich verstärkt, damit Mitarbeiter die Karte beispielsweise nicht für private Zwecke nutzen können – unerwünschte Einkäufe werden hierdurch reduziert. Wenn Sie sich darüber hinaus für eine Multi-Währungskarte entscheiden, können Sie bei jeder Transaktion ins Ausland Kosten sparen und von den günstigsten Umrechnungskursen profitieren.

Je nach Anbieter unterstützen eigene Web- und Mobile-Applikationen Ihr Team zudem bei der Spesenerfassung durch praktische Funktionen zum Hochladen von Belegen und beschleunigen den Buchhaltungsprozess durch den Export und Import von Transaktionsdetails in Ihre Buchhaltungssoftware.

Nachteilig lässt sich festhalten, dass Administratoren je nach System eine gewisse Einarbeitungsphase und Zeit zum Aufsetzen der Karten benötigen. Gleichzeitig können je nach Anbieter extra Devisen- und Transaktionskosten bei Auslandszahlungen anfallen. Wenn bei Kreditkarten von Anfang an keine Limits gesetzt werden, können kostspielige Dispo-Gebühren entstehen. Daher ist es wichtig, einen passenden Anbieter zu finden, dessen Preise transparent gelistet und dessen Funktionalitäten an die Bedürfnisse von Unternehmen angepasst sind.

Vorteile

  • Volle Kostenkontrolle
  • Personalisierbare Einstellungen pro Mitarbeiter und Abteilung
  • Physisch und virtuell einsetzbar
  • Vereinfachte Spesenverwaltung und Buchhaltung
  • Multi-Währungskarte
  • Weltweite Zahlungsmöglichkeiten
  • Hohe Sicherheit
  • Haftung liegt beim Unternehmen

Nachteile

  • Administratoren benötigen eine gewisse Einarbeitungszeit
  • Intransparente Extra-Devisengebühren je nach Anbieter
  • Teure Dispo-Kredite
  • Je nach Anbieter limitierte Self-Service Möglichkeiten

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Vorteile einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter nicht auf eine bestimmte Rolle oder Abteilung beschränkt sind. Stattdessen handelt es sich dabei um ein vielseitiges Werkzeug, mit dem Mitarbeiter Ausgaben einreichen und Buchhalter Belege abgleichen oder erstatten können, während Logistikteams Geschäftsreisen effizient abwickeln. CEOs und CFOs profitieren, indem sie Einblicke in die Zahlungsgewohnheiten ihrer Organisation erhalten, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

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Das intuitive Dashboard ermöglicht einen schnellen Einstieg. Über das Online-Menü lassen sich Limits, Ablaufdatum und weitere Einschränkungen intuitiv selbst einstellen und jederzeit anpassen – dank Mobile-App auch von unterwegs.

amnis vereinfacht zudem das Spesenmanagement bei Kreditkarten für Unternehmen, indem Karten-Transaktionen automatisch bestimmten Projekten oder Abteilungen zugeordnet werden, was eine lückenlose Berichterstattung und eindeutige Zuordnung jeder Zahlung gewährleistet. Bequeme Möglichkeiten zum Anhängen von Belegen via Smartphone oder Desktop und clevere Filterfunktionen erleichtern die Prüfung und Genehmigung von Ausgaben.

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Sabrina Maly
As a marketing manager at amnis I provide SMEs with fx market, international business and news updates on our blog & FAQ page.
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