Buchhaltungssoftware & Reporting für Unternehmen: Wichtige Funktionen und Vorteile

Eine effiziente Buchhaltungssoftware und Berichtssysteme können der Buchhaltungsabteilung erheblich Zeit sparen, Prozesse optimieren und menschliche Fehler reduzieren. Dennoch verlassen sich viele Organisationen weiterhin auf die manuelle Eingabe von Rechnungen in Excel-Tabellen, die weder anpassbar noch effizient sind. In diesem Artikel beleuchten wir die Vorteile moderner ausgabenmanagement-software und geben Hinweise, wie Sie Ihre bestehenden Systeme verbessern können.

Was ist Ausgabenmanagement?

Ausgabenmanagement bezeichnet Softwarelösungen, die dazu entwickelt wurden, von Mitarbeitenden veranlasste Ausgaben zu erfassen, zu bezahlen und zu berichten. Diese Lösungen ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Ausgaben gemäss den Unternehmensrichtlinien zu dokumentieren, wodurch die Buchhaltungsabteilung Transaktionen effizient verarbeiten kann.

Fortschrittliche Buchhaltungssoftware kann direkt mit den Kreditkarten der Mitarbeitenden verknüpft werden, was Führungskräften einen Echtzeit-Überblick über sämtliche entstandenen Kosten verschafft. Darüber hinaus können diese Lösungen Prozesse automatisieren und so die Notwendigkeit manueller Eingaben oder Änderungen eliminieren.

Eine Reporting-Software für Ausgaben reduziert das ausgabenbezogene Risiko für das Unternehmen und minimiert die Arbeitsbelastung der in den Prozess eingebundenen Mitarbeitenden aus Buchhaltung und Einkauf.

Konventionelles vs. automatisiertes Ausgabenmanagement

Konventionelles Ausgabenmanagement umfasst in der Regel manuelle Prozesse wie das Sammeln von Belegen, das Ausfüllen von Spesenabrechnungen und die manuelle Eingabe von Daten in Tabellenkalkulationen oder Buchhaltungssoftware. Dieser Ablauf ist häufig zeitaufwändig, fehleranfällig und erfordert einen erheblichen administrativen Aufwand.

Im Gegensatz dazu nutzt automatisierte Ausgabenmanagement-Software moderne Technologien, um den Prozess der Ausgabenberichterstattung zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Diese Lösungen reduzieren die Notwendigkeit manueller Dateneingaben, minimieren Fehler und senken den administrativen Aufwand erheblich.

Warum brauchen Sie eine effiziente Buchhaltungssoftware?

Eine effiziente Buchhaltungssoftware kann die Buchhaltungsprozesse Ihres Unternehmens deutlich vereinfachen und automatisieren. Durch die direkte Verknüpfung von Kreditkartentransaktionen der Mitarbeitenden mit dem System entfällt die manuelle Dateneingabe – das senkt das Fehlerrisiko und steigert die Effizienz.

Reporting-Software für Ausgaben ermöglicht es Unternehmen, unterschiedlichste Ausgabentypen zu erfassen und nachzuverfolgen – von Mitarbeiterrückerstattungen und Reisekosten über Büromaterial bis hin zu Zahlungen an Lieferanten.

Durch die Einführung einer Buchhaltungssoftware können Unternehmen ihre eigenen Ausgaberichtlinien definieren und durchsetzen. Moderne Softwarelösungen erkennen Ausgaben, die gegen diese Richtlinien verstossen, und sorgen so für Compliance und verhindern unautorisierte Ausgaben (sogenanntes „Maverick Buying“).

• Weitere Vorteile für Ihr Unternehmen: Virtuelle Debitkarten für Unternehmen.

Ausgabenverfolgung und Reporting

Ausgabenmanagement-Software ermöglicht eine Echtzeitverfolgung von Ausgaben – vom Moment der Entstehung bis zur Rückerstattung. Diese Tools liefern detaillierte Berichte und Einblicke in Ausgabemuster, was eine bessere finanzielle Kontrolle und Transparenz ermöglicht.

Automatisierung

Automatisierte Prozesse ersetzen die manuelle Dateneingabe, reduzieren Fehler und optimieren den gesamten Workflow des Ausgabenmanagements – von der Einreichung über die Genehmigung bis zur Erstattung. Das steigert die Effizienz und Genauigkeit im Umgang mit Ausgaben.

Betrugserkennung

Bestimmte Lösungen im Bereich Buchhaltungssoftware verfügen über integrierte Systeme zur Betrugserkennung, die Administratoren bei verdächtigen Aktivitäten alarmieren – zum Beispiel bei doppelten Einträgen oder ausgaben, die ausserhalb der Unternehmensrichtlinien liegen. Dadurch wird Spesenbetrug verhindert und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sichergestellt.

Effiziente Rückerstattung

Buchhaltungssoftware vereinfacht und beschleunigt den Erstattungsprozess für Mitarbeitende. Sie ermöglicht eine schnelle Einreichung von Ausgabenberichten und sorgt für eine pünktliche Rückerstattung ohne Verzögerungen oder Fehler – was die Zufriedenheit der Mitarbeitenden deutlich erhöht.

Ausgabenverfolgung für KMU: Vorteile & effiziente Umsetzung

Die effiziente Verfolgung von Ausgaben ist mehr als nur eine buchhalterische Aufgabe: Unternehmen können damit ihren Cashflow optimieren und bessere Prognosen erstellen – was wiederum die Budgetierung und Steuerplanung erleichtert. Start-ups und KMU sollten skalierbare SaaS-Lösungen für das Ausgabenmanagement nutzen, um Kosten niedrig zu halten und gleichzeitig flexibel zu bleiben. Zudem sollten klare Kategorien für Geschäftsausgaben definiert und Ausgabelimits für Mitarbeiterkarten (Debit-/Kreditkarten) festgelegt werden. So legen Sie den Grundstein für eine sichere und kosteneffiziente Finanzverwaltung.

Arten von Ausgabenmanagement-Systemen

• Cloud-basiert: Cloud-basierte Buchhaltungssoftware bezieht sich auf Plattformen, die auf externen Servern gehostet werden. Sie ermöglichen es Nutzenden, Ausgaben online zu erfassen, zu verwalten und zu analysieren – jederzeit und von überall.
• Integriert: Diese Form der Buchhaltungssoftware ist eine umfassende digitale Lösung, die verschiedene Funktionen und Tools für das Ausgabenmanagement in einer einzigen Plattform vereint.
• PC-Terminal: Buchhaltungssoftware, die direkt auf einem PC oder Laptop installiert wird.
• Mobiles Terminal: Ausgabenmanagement-Anwendungen, die speziell für mobile Betriebssysteme wie iOS und Android entwickelt wurden.
• Unternehmensspezifische Software: Einige Lösungen im Bereich Buchhaltungssoftware sind speziell auf unterschiedliche Unternehmensgrössen oder -typen zugeschnitten – beispielsweise auf kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oder Grossunternehmen –, um den individuellen Anforderungen besser gerecht zu werden.

Wie Sie das richtige Spesenmanagement-System auswählen

Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, das passende Spesenmanagement-System für Ihre spezifischen Anforderungen auszuwählen:

• Bedarfsanalyse: Bewerten Sie die Grösse und Komplexität Ihres Unternehmens und identifizieren Sie die spezifischen Ausgabenarten, die verwaltet werden müssen (z. B. Reisen, Büromaterialien usw.).
• Benutzerfreundlichkeit: Achten Sie darauf, dass das System intuitiv bedienbar ist und eine geringe Einarbeitungszeit sowohl für Mitarbeitende als auch für das Finanzteam erfordert.
• Automatisierungsfunktionen: Suchen Sie nach Systemen, die die Ausgabenerfassung, Genehmigungsprozesse und Berichterstattung automatisieren – inklusive Funktionen wie Belegscans zur Reduzierung manueller Dateneingaben und Fehler.
• Integration mit bestehenden Tools: Prüfen Sie, ob das System mit Ihrer bestehenden Buchhaltungssoftware und ERP-Systemen kompatibel ist, um einen reibungslosen Datentransfer zu gewährleisten.
• Sicherheit und Compliance: Stellen Sie sicher, dass das System den branchenspezifischen Vorschriften entspricht (z. B. DSGVO, Steuervorgaben). Starke Datenverschlüsselung und sichere Zugriffskontrollen schützen sensible Finanzdaten.
• Skalierbarkeit: Achten Sie auf flexible Lösungen, mit denen sich bei Bedarf weitere Nutzer, Abteilungen oder Regionen hinzufügen lassen.

Die Fallstricke von Buchhaltungssoftware

Bei der Auswahl der besten Spesenmanagement-Software für Ihr Unternehmen ist es entscheidend, darauf zu achten, dass die Lösung die im vorherigen Abschnitt genannten Vorteile tatsächlich bietet. Leider sind viele Spesenabrechnungsprogramme mit Fallstricken behaftet und basieren häufig stark auf manueller Dateneingabe.

Manuelle Eingaben verhindern eine Echtzeitübersicht über Transaktionen, da Sie keine Kontrolle darüber haben, wie und wann Mitarbeitende ihre Ausgaben erfassen. Dieses Problem verschärft sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und der zunehmenden Ausgabe von Firmenkredit- oder -debitkarten. Zudem besteht das Risiko, dass Mitarbeitende fehlerhafte Ausgaben in Excel-Tabellen eintragen, wodurch sich Fehler nur schwer nachvollziehen lassen. Die fehlende Möglichkeit, Daten direkt in Ihre Buchhaltungssoftware zu übertragen, erschwert die Arbeit Ihrer Buchhaltung zusätzlich – insbesondere zu Monatsabschlüssen.

Unzureichende Anpassungsmöglichkeiten erschweren den Prozess weiter, etwa wenn bestimmte Ausgaben markiert und andere in der Übersicht ausgeblendet werden sollen. Die richtige Wahl der Buchhaltungssoftware kann Ihnen und Ihrem Team daher unnötige Kopfschmerzen und Ineffizienzen ersparen.

Wie lassen sich die Tücken von Buchhaltungssoftware vermeiden?

Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Buchhaltungssoftware alle gewünschten Vorteile bietet – ohne die typischen Schwachstellen? Achten Sie bei der Auswahl auf folgende unverzichtbare Funktionen:

1. Transaktionen in Echtzeit: Ihre Software sollte Transaktionen sofort nach deren Durchführung durch Mitarbeitende in einem einheitlichen Dashboard anzeigen. Das ist entscheidend, um manuelle Prüfungen und Dateneingaben zu vermeiden – und somit Genauigkeit und Effizienz zu gewährleisten.
2. Budgetkontrolle: Administratoren sollten die Möglichkeit haben, für jede einzelne Kredit- oder Debitkarte Budgets und Ausgabenlimits festzulegen. So lassen sich Risiken reduzieren und Ausgaben gezielt steuern.
3. Automatisierte Buchhaltung: Funktionen wie das Tagging und die Vorkategorisierung von Ausgaben erleichtern die Berichterstattung und beschleunigen die buchhalterischen Prozesse durch Automatisierung.
4. Kompatibilität mit Buchhaltungssystemen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware Daten reibungslos an Ihr Buchhaltungssystem übertragen kann – idealerweise per Dateiimport/-export, API-Schnittstelle oder direkter Echtzeitsynchronisierung.
5. Hohe Anpassbarkeit: Neben den Tagging-Optionen sollte die Benutzeroberfläche der Software flexibel anpassbar sein, um verschiedene Ansichten und Filter nach Ihren individuellen Präferenzen darzustellen.
6. Mobile App: Eine mobile App ist unverzichtbar – sie ermöglicht es Mitarbeitenden, Belege direkt per Smartphone einzureichen und erlaubt es Administratoren, wichtige Aufgaben auch unterwegs zu erledigen.

• Erfahren Sie ausserdem, auf welche Funktionen Sie bei einer virtuellen Mastercard Debitkarte achten sollten.

Die Multi-Währungs-Debitkarte von amnis: Geringere Kosten und mehr Transparenz

Die Multiwährungskarte von amnis vereint branchenführende Gebührenstrukturen mit den Funktionen moderner Buchhaltungssoftware.

Alle Transaktionen werden in Echtzeit auf einem zentralen Dashboard angezeigt – so behalten Sie jederzeit den Überblick und verpassen keine Bewegung. Dank der Auto-Buchhaltungsfunktion von amnis können Informationen wie Buchhaltungskategorie, Kostenstelle, Projekt-Tags oder Mehrwertsteuersatz gespeichert und automatisch vorausgefüllt werden – ideal für wiederkehrende Ausgaben wie ÖV-Abos oder digitale Abonnements.

Belege lassen sich ganz einfach über die Mobile App hochladen – ebenso unkompliziert können Transaktionsdaten exportiert und nahtlos in Buchhaltungssysteme wie bexio integriert werden. Weitere Schnittstellen zu gängigen Lösungen sind bereits verfügbar oder in Planung.

Zudem sind Karteninhaber und Administratoren klar getrennt, was es ermöglicht, Limits zu setzen, Gültigkeitsdauer zu bestimmen oder Karten bei unerwünschten Ausgaben zu sperren – für ein zusätzliches Mass an Sicherheit. So trägt die Firmen-Debitkarte von amnis zu einem nahtlosen System für Spesenabrechnung und Ausgabenmanagement bei.

Sehen Sie sich das kurze Video an und entdecken Sie, wie amnis das Ausgabenmanagement im gesamten Team vereinfacht – von automatischer Transaktionszuweisung und Beleg-Uploads bis hin zu smarten Benachrichtigungen und Echtzeit-Updates. Erleben Sie, wie einfach und effizient Ihre Ausgabenprozesse mit amnis sein können.

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