Was ist eine E-Rechnung? Der elektronische Rechnungsprozess erklärt
- Zahlungsverkehr
E-Rechnungen bieten weitaus mehr als nur weniger Papierkram. Sie reduzieren Fehler und können sogar zur Optimierung Ihres Betriebskapitals beitragen. Automatisierte Transaktionen wie die automatische Umrechnung eingehender Fremdwährungen oder Gehaltszahlungen per Dauerauftrag sorgen für sichere Prozesse und verringern das Risikopotenzial.
Alle Informationen über die elektronische Rechnungsbearbeitung im Überblick.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist die digitale Form einer Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird. Dieser papierlose Vorgang erlaubt die elektronische Weiterverarbeitung der Informationen aufseiten des Empfängers und bietet eine effiziente und umweltfreundliche Alternative zur traditionellen Rechnungsstellung.
Eine E-Rechnung enthält alle notwendigen Informationen, die auch auf einer gedruckten Rechnung zu finden wären, wie z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Liefer- oder Leistungsdatum, Menge, Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, Gesamtbetrag, Steuerinformationen und Zahlungsbedingungen.
Eine E-Rechnung kann von Buchhaltungssystemen automatisch erfasst und verarbeitet werden, was zu einer Effizienzsteigerung bei verringertem Aufwand führt und den Zahlungsprozess beschleunigt.
Sind E-Rechnungen verpflichtend?
Trotz ihrer Umweltverträglichkeit und der Möglichkeit, Transaktionen schneller und effizienter durchzuführen, sind E-Rechnungen im privaten Sektor in Europa noch nicht verpflichtend. Jedoch werden in der Praxis vermehrt elektronische Rechnungen verwendet. Das deutsche Bundesministerium der Finanzen beabsichtigt zudem, ein Meldesystem mit verpflichtenden elektronischen Rechnungen für inländische B2B-Zahlungen einzuführen.
In einigen Ländern ist die elektronische Rechnung bereits Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern, beispielsweise hat der Schweizer Bundesrat beschlossen, die Lieferanten der Bundesverwaltung zur Einreichung von elektronischen Rechnungen zu verpflichten, sofern der Vertragswert 5000 Franken übersteigt. In Deutschland stehen dagegen alle Rechnungssteller in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln.
Was sind die Vorteile einer E-Rechnung?
Eine E-Rechnung bietet Vorteile sowohl für den Rechnungssteller als auch den -empfänger.
Der Rechnungssteller hat viele Möglichkeiten, die elektronische Rechnungsbearbeitung zu automatisieren. Hierdurch wird die Rechnungsstellung vereinfacht, die Forderungslaufzeit minimiert und mehr Cashflow freigesetzt. Gleichzeitig minimiert die E-Rechnung manuelle Bearbeitungsfehler und wirkt sich positiv auf die Umwelt aus.
Empfänger elektronischer Rechnungen können dagegen die Rechnung automatisch einlesen und dezentral bearbeiten, was ebenfalls die Prozesse beschleunigt und die Fehlerquote minimiert. Zahlungen können schneller durchgeführt werden, was sich wiederum positiv auf den Rechnungssteller auswirkt.
Im Vergleich zur traditionellen Papierrechnung bestehen keinerlei Nachteile, wenn es um die Nutzung der E-Rechnung geht. Alle Beteiligten profitieren von schnelleren Prozessen, Kosteneinsparungen und einer geringeren Fehlerquote. Dementsprechend ist die elektronische Rechnungsbearbeitung ein relativ einfaches Mittel, um ungenutztes Potenzial freizusetzen.
Vorteile einer E-Rechnung für Rechnungssteller
- Rechnungsstellung wird vereinfacht
- Working Capital wird optimiert durch pünktliche Zahlungen
- Umweltfreundlich
- Raum für Automatisierung weiterer Prozesse
- Weniger Bearbeitungsfehler
Vorteile einer E-Rechnung für Rechnungsempfänger
- Automatisierte Einlesung
- Prozessoptimierung mit Einsparpotenzial
- Möglichkeit einer dezentralen Bearbeitung
- Weniger Bearbeitungsfehler
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