Wie eine virtuelle Debitkarte für Abonnements Ihre Ausgabenverwaltung optimiert

Je grösser Ihr Unternehmen wird, desto schwieriger wird es, den Überblick über alle Ausgaben zu behalten. Wenn verschiedene Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter eine Vielzahl von Online-Diensten und -Tools abonnieren, ist es ohne die richtige Infrastruktur fast unmöglich, den Gesamtüberblick über alle Auslagen zu behalten. Auch die Überwachung und Verwaltung Ihrer Werbekosten bei verschiedenen Anbietern in unterschiedlichen Währungen kann eine Herausforderung sein. Virtuelle Debitkarten für Unternehmen schaffen hier Abhilfe: Sie ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, individuelle Kaufentscheidungen zu treffen, während Sie gleichzeitig die volle Kontrolle über das Budget und einen Echtzeit-Überblick über sämtliche Ausgaben erhalten.

Was sind virtuelle Debitkarten für Abonnements?

Eine virtuelle Debitkarte funktioniert genau wie eine physische Karte. Sie enthält den Namen des Karteninhabers, eine 16-stellige Kartennummer, die Kartenprüfnummer (CVV) und das Ablaufdatum und ist mit einem Zahlungsnetzwerk wie Mastercard verbunden. Dadurch können Karteninhaber Online-Transaktionen genauso durchführen wie mit einer physischen Karte.

Während physische Karten mehr Zeit benötigen, um produziert, verschickt und aktiviert zu werden, kann eine virtuelle Debitkarte für Abonnements in Echtzeit aktiviert und von Mitarbeitern sofort genutzt werden.

Mithilfe von Kontrollfunktionen können Sie für jede Karte individuelle Einstellungen festlegen, z. B. Ausgabenlimits, Ablaufdaten, vorübergehende Deaktivierungen und Einschränkungen gewisser Länder und Händlertypen. Darüber hinaus kann Ihre Finanzabteilung je nach Kartenaussteller alle Transaktionen über eine einzige Schnittstelle verfolgen, was die Berichterstattung vereinfacht.

Warum benötigen Sie eine Strategie zur Verwaltung von Abonnements?

Die Verwaltung von Abonnements ist Teil der Gesamtstrategie für das Spesenmanagement eines Unternehmens.

Viele Unternehmen besitzen nur eine einzige Unternehmenskarte, mit der sie alle Online-Services, Tools und Werbeausgaben bezahlen. In der Regel haben nur der Unternehmensinhaber oder die Buchhaltung Zugriff auf die Transaktionen, während die einzelnen Teams oder Personen, die für die Ausgaben verantwortlich sind, keinen Überblick haben und nicht wissen, ob ein Abo noch weiterhin abgebucht wird. Infolgedessen muss die Buchhaltung von Abteilung zu Abteilung gehen, um die Zahlung richtig zuzuweisen und Zuständigkeiten zu klären. Neben diesem Verwaltungsaufwand stellt das Teilen von Kartendaten und Sicherheitscodes für Online-Transaktionen auch ein grosses Sicherheitsrisiko für jedes Unternehmen dar.

Andererseits könnte die Ausstellung mehrerer Karten an verschiedene Abteilungen ohne eine Strategie ebenso kontraproduktiv sein, da einige Dienste möglicherweise doppelt abonniert und bezahlt werden, anstatt die Vorteile von Abos auf Unternehmensebene zu nutzen. Ausserdem ist es schwierig, den Überblick über alle Ausgaben zu behalten.

Bisher hielten sich Unternehmen mit der Ausgabe mehrerer (physischer) Karten zurück, weil es ihnen an Übersichtlichkeit fehlte, die Kosten höher waren und die Beschaffung einer zusätzlichen physischen Karte in der Regel mehr Zeit und bürokratischen Aufwand erforderte, ganz zu schweigen von den Sicherheitsbedenken bei der Ausgabe zu vieler Karten.

Mit virtuellen Debitkarten lassen sich diese Herausforderungen leicht lösen. Die Ausstellung virtueller Firmenkarten für Abonnements ist der schnellste Weg zu einer besseren Kontrolle Ihrer Unternehmensausgaben, da alles in einem Echtzeit-Dashboard ausgewiesen ist. Die Administratoren von Karten wissen, wer für die einzelnen Zahlungen verantwortlich ist und können zusätzliche Sicherheitsmassnahmen wie Limits oder individuelle Ablaufdaten festlegen.

Herausforderungen für ein effizientes Abo-Management

Virtuelle Karten für Abonnements sind die Grundlage für eine effiziente Strategie zur Abonnementverwaltung und die Lösung von Problemen, die mit der Verwendung von nur einer Firmenkarte, wiederkehrenden Transaktionen und Doppelabonnements verbunden sind.

Verwaltung wiederkehrender Transaktionen

Alle Abos im Auge zu behalten ist breits auf privater Ebene eine Herausforderung. Für KMU und grössere Unternehmen ist ein strukturierter Ansatz erforderlich, um den Überblick über alle wiederkehrenden Ausgaben zu behalten. Diese Aufgabe wird immer schwieriger, je grösser das Unternehmen wird.

Und es wird noch komplexer: Kostenlose Testversionen, die möglicherweise nicht genutzt werden, verwandeln sich schnell in laufende Abonnements. Wenn es nur eine Karte gibt und keine klare Kommunikation zwischen Kartenadministratoren und Nutzern herrscht, werden diese unnötigen Ausgaben höchstwahrscheinlich steigen.

Verwendung einer einzigen Karte

Eine einzige oder einige wenige Karten, die von verschiedenen Abteilungen gemeinsam genutzt werden, führen nicht nur zu vermeidbaren wiederkehrenden Transaktionen, sondern verhindern auch, dass Sie separate Budgets für jedes Team festlegen können. Wenn Sie dieselbe Karte für Marketing, Vertrieb und Tech-SaaS-Abos verwenden, ist es kaum möglich, ein Budget festzulegen.

Außerdem ist es mit einer Karte genauso schwierig, den Überblick über alle wiederkehrenden Zahlungen zu behalten wie mehrere Karten auszustellen, da je nach Grösse des Unternehmens täglich Dutzende oder sogar Hunderte von Transaktionen getätigt werden können. Dabei ist es fast unmöglich, alle Ausgaben transparent über eine einzige Schnittstelle zu verfolgen.

Vermeidung doppelter Abonnements

Die Verwendung einer einzigen Karte ist zwar oft der Hauptgrund für eine unübersichtliche Abonnementverwaltung, aber auch die Ausgabe von mehreren Karten an individuelle Abteilungen kann zu Herausforderungen führen. Je nach interner Kommunikationsstruktur in Ihrem Unternehmen kann die Ausgabe mehrerer Karten zu doppelten Abonnements führen, da verschiedene Benutzerkonten für dieselbe Art von Online-Tool oder Dienstleistung eröffnet werden.

Mit einer virtuellen Debitkarte für Abonnements auf Abteilungs- oder Unternehmensebene kann Ihr Unternehmen von Rabatten für Tools und Anwendungen profitieren, die von den meisten Ihrer Mitarbeiter benötigt werden.

Optimierung von Buchhaltung und Reportings

Unabhängig davon, ob Sie sich auf eine einzige Unternehmenskarte verlassen oder mehrere Karten im Umlauf haben, führt das Fehlen einer klaren Strategie nicht nur zu höheren Ausgaben, sondern beansprucht auch wertvolle Zeit für manuelle Dateneingabe und Buchhaltung. Von der Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen über die Überprüfung und Genehmigung von Ausgaben bis hin zur Aufbereitung der Daten für die Buchhaltung werden unzählige Stunden aufgewendet, was Raum für Fehler schafft, die sich negativ auf die Finanzen auswirken können.

Die Vereinfachung der Spesenverwaltung mit virtuellen Karten sorgt für sofortige Klarheit über die Zahlungsverantwortung und beschleunigt je nach Anbieter die Buchhaltung durch zusätzliche praktische Buchhaltungsfunktionen.

Niedrige Limits mit eingeschränktem Self-Service

Herkömmliche Kartenlösungen limitieren oft die Transaktionsbeträge und die Self-Service-Optionen, so dass Unternehmen, die Anpassungen vornehmen möchten, ihre Bank kontaktieren und eine Erhöhung des Kartenlimits per Telefon beantragen müssen. Diese Einschränkung unterbricht nicht nur den Geschäftsfluss, sondern sorgt auch für zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Wie Sie Ihre virtuelle Debitkarte für Abonnements und Werbeausgaben nutzen können

Eine virtuelle Firmenkarte für Abonnements erleichtert die Zahlungen und ist das Fundament einer erfolgreichen Strategie zur Verwaltung von Abos. Virtuelle Karten können sofort online zu sehr geringen (oder gar keinen) Kosten ausgestellt werden, so dass Unternehmen eine separate Karte pro Abteilung oder Mitarbeiter ausstellen können, um den Überblick zu behalten.

Jede Karte wird einem Nutzer zugewiesen, so dass Sie immer wissen, wer in welchem Team welches Abonnement verwaltet. Karten können ausserdem gruppiert werden, falls eine Abteilung oder ein Team ein striktes Budget, aber mehrere Karten hat, was den Managern von Kartengruppen maximale Kontrolle bietet. Für jede Karte können Ausgabenlimits, Einschränkungen und andere Sicherheitsmassnahmen festgelegt werden. So können Ihre Teams schneller und unabhängiger agieren und jedes Abonnement selbst im Auge behalten, während Sie auf Unternehmensebene ebenso einen Echtzeit-Überblick über alle Ausgaben haben.

Einige Abonnements können jedoch auf Unternehmensebene günstiger sein. Daher empfiehlt es sich, übergeordnete Karten auszustellen und ein Budget für unternehmensweite Abonnements festzulegen. Mit Abos für das gesamte Unternehmen, z. B. für Cloud-Speicherlösungen oder Tools zur Steigerung der Team-Produktivität, können Sie von günstigeren Tarifen profitieren und gleichzeitig den Silo-Effekt der dezentralen Abonnementverwaltung beseitigen.

Sparen Sie 3-5% an Gebühren für Abonnements und Werbeanzeigen in Fremdwährungen

Wenn Ihr Unternehmen keine Multi-Währungskarte für Abonnements und Werbeanzeigen verwendet, sind Ihnen die ausländischen Transaktionsgebühren von 1 bis 3 % vermutlich bekannt. Darüber hinaus berechnen die meisten Kartenanbieter Währungswechselmargen von mehr als 2 %. Mit virtuellen Multi-Währungskarten kann Ihr Unternehmen im Handumdrehen zwischen 3 und 5 % bei den Fremdwährungsgebühren sparen.

amnis optimiert die Verwaltung Ihrer Online-Abonnements

Die virtuelle Debitkarte für Abonnements von amnis bietet alles, was Ihr Unternehmen braucht, um die Verwaltung von Abos und Werbeanzeigen zu optimieren. Sicherheitsfunktionen wie benutzerdefinierte Ausgabenlimits für einzelne Karten oder ganze Teams, Geoblocking, Bargeldabhebungen und Beschränkungen von Händlertypen zur Vorbeugung von Missbrauch sowie flexible De- und Reaktivierung für einmalige Käufe geben Ihnen ein einzigartiges Mass an Kontrolle und Sicherheit. Gleichzeitig können Sie mit Cash-Management-Automatisierungen, Vorklassifizierung von Ausgaben und Datei-Export-Funktionen die Arbeitsabläufe Ihrer Buchhaltungsabteilung optimieren.

Die Multiwährungsfähigkeit von amnis umfasst Fremdwährungskonten in mehr als 20 Währungen, was niedrige und transparente Fremdwährungsgebühren gewährleistet und amnis zur ersten Wahl für Abonnements, Werbeausgaben und internationalen Zahlungen in mehreren Währungen macht.

Das kostenlose Starter-Paket beinhaltet bereits unlimitierte virtuelle Karten, die in Echtzeit über eine benutzerfreundliche Online-Plattform erstellt werden. Die Karten können bequem Einzelpersonen, Teams oder Projekten zugewiesen werden, um die Buchhaltung weiter zu vereinfachen und zugewiesene Budgets problemlos zu überwachen. Darüber hinaus gewähren verschiedene Benutzerrollen Administratoren und Managern vollen Zugriff, um alle Einstellungen 24/7 online anzupassen, während Kartennutzer sicheren Zugriff auf ihre eigene Transaktionshistorie haben und ihre Karte bei Verlust oder Betrugsverdacht jederzeit sperren können.

Neben der virtuellen Debitkarte gibt es viele weitere Möglichkeiten, Transaktionskosten und Wechselgebühren zu sparen. Testen Sie die Welt von amnis für internationale Multi-Währungs-Transaktionen mit einem Demokonto, um herauszufinden, wie viel Sie sparen können.